КЛАДОВЫЕ ИСТОРИИ

Майя ТИМЧЕНКО
timchenko@ks.chukotka.ru

Вот уже век, а именно столько сегодня исполняется Государственной архивной службе России, как её сотрудники берегут бесценные документальные свидетельства истории нашей страны, а также сведения
о жизни каждого её гражданина. Последние 75 лет данные северян и всех тех, кто в разные годы жил и трудился на Чукотской земле, бережно хранят и сотрудники архивов нашего округа. Об этой непростой и кропотливой работе рассказала начальник отдела ЗАГС и архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского АО Вера ДЕПРЕМ.

НА ПОСТОЯННОМ ХРАНЕНИИ
– Вера Шамильевна, что сейчас представляет собой архивная служба Чукотки?
– На сегодняшний день в округе работает ГКУ «Государственный архив Чукотского АО», расположенный в Анадыре в доме № 2 по улице Горького. Там хранятся документы федерального значения – бывших окружных исполкомов и документы предприятий, находящихся в федеральном подчинении. Объём этого хранилища составляет порядка 200 квадратных метров. Также в окружной столице есть архивный отдел администрации города, где хранится документация городских предприятий и организаций. Кроме того, в городе имеется архив администрации Анадырского района, содержащий документы муниципалитета и часть архивной документации присоединённого к нему в 2008 году Беринговского района (другая часть остаётся в филиале в посёлке Беринговском).
Всего на территории округа функционируют восемь архивных учреждений, в которых трудятся 24 сотрудника: 6 – в Госархиве и 18 – в архивах муниципалитетов. Четверо из них имеют стаж работы в архивных учреждениях более 20 лет. Так, начальник архивного отдела администрации Анадыря Татьяна Константинова отработала в службе свыше 22 лет. Есть на Чукотке и архивист с 32-летним стажем – Августа Баронина, начальник архивного отдела администрации г. о. Эгвекинот.
В честь 100-летия архивной службы ветераны отрасли будут награждены ведомственными и региональными наградами.
– Получается, что в наших архивах хранятся документы всех организаций и предприятий региона?
– Не все организации и предприятия округа обязаны сдавать в архив свои документы, многие до истечения 75-летнего срока хранят их в своих канцеляриях. Тем не менее есть организации, являющиеся источниками комплектования окружного и муниципальных архивов, с которыми у нас заключены соответствующие соглашения. К ним относятся, например, Билибинская АЭС, окружной и городской суды, а также практически все муниципальные учреждения округа.
С ними активно работают наши сотрудники, оказывая консультативную помощь при формировании документов для сдачи в архив, при составлении их описи, чтобы не отправить на уничтожение или временное хранение те документы, которые могут понадобиться через 20-30 лет и являются документами постоянного хранения.
Таким образом, в архивы муниципальных районов и Государственный архив постоянно на хранение ежегодно сдаётся до 2-х тысяч различных документов.

ВСЯ ЖИЗНЬ НА БУМАГЕ
– Известно, что граждане обращаются в архивы, чтобы документально подтвердить сведения о тех или иных эпизодах своей жизни. Какого рода запросы чаще всего поступают в архивы округа?
– В качестве иллюстрации приведу характерный пример. Четыре года назад у нас началась переписка с мужчиной, который в прежние годы жил и работал на Чукотке руководителем одной из организаций и отвечал за передачу документов в архив. И вот, спустя 20 лет, как он покинул Чукотку, гражданину потребовалось подтвердить его стаж работы в районах Крайнего Севера для перерасчёта пенсии. Однако нужных сведений в архиве не обнаружилось. При выяснении обстоятельств оказалось, что, прощаясь с Чукоткой, человек ни о каких документах не позаботился, в том числе об их оформлении для своих бывших сотрудников. Итог оказался предсказуемым – в течение нескольких лет нужные бумаги заявителю приходится восстанавливать через суд, запрашивать их в окружном Отделении ПФР. При этом далеко не все справки можно получить в Пенсионном фонде, а лишь данные о размере отчислений и трудовом стаже. И то они не всегда будут подтверждены, потому что в 60 – 80-е годы прошлого столетия документация велась только на бумаге и до сегодняшнего дня дошла не в полном объёме.
Поэтому, дабы в дальнейшем не возникало проблем при получении выписок из различных документов, необходимо тщательно следить, чтобы в трудовой книжке все записи соответствовали персональным данным гражданина и приказам руководства организации, в которой он работает. Также желательно хранить все свои документы, не терять копии приказов о приёме на работу и об увольнении, о поощрении, повышении по службе в том случае, если на предприятии существует практика выдачи документов на руки сотрудникам.
– Какова же процедура обращения в наш архив в подобных случаях?
– Чтобы получить выписки из документов, хранящихся на Чукотке, граждане «с материка» должны обратиться в архив по месту жительства, сотрудники которого помогут им составить нужный запрос и отправят на наш адрес. В том случае, если документация не имеет грифа секретности, мы делаем нужные копии и отсылаем по адресу заявителя. Отмечу, что на Чукотке работа по выдаче абсолютно любых документов осуществляется бесплатно. Тогда как в других субъектах копии архивных документов выдаются за определённую плату.
– Получается, что сотрудники архивов Чукотки работают только с письменными обращениями граждан?
– К нам поступают и телефонные звонки, причём даже от бывших северян, ныне живущих в ближнем и дальнем зарубежье. В большинстве своём это уже пожилые люди, в памяти которых не сохранилось всех подробностей их трудовой жизни на Крайнем Севере, поэтому довольно сложно восстанавливать всю хронологию и искать необходимые им документы. С ними очень интересно разговаривать, во время объяснения они зачастую переходят на язык той страны, в которой сейчас проживают.
Мы, конечно, стараемся помочь и по возможности отправляем нужные им справки. В ответ слышим слова благодарности и приглашения приехать в гости – бывшие северяне и за пределами Чукотки остаются такими же гостеприимными и благожелательными.

МИКРОКЛИМАТ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ
– Вера, Шамильевна, а с какими трудностями сталкиваются архивисты в своей повседневной работе?
– При подготовке ответа на запрос может уходить разное количество времени. Если сотрудники ЗАГС руководствуются в работе регламентом, по которому они обязаны ответить заявителю в строго определённый срок, то при архивной работе чётких временных рамок не существует. На поиск иного документа и составление отчёта может уйти несколько дней, и даже недели.
Взять, например, зарплатную ведомость, в которой помимо данных гражданина указаны персональные данные других сотрудников, которые архивист не имеет права разглашать. В этом случае приходится отдельно делать выписку лишь тех строк, что касаются только заявителя. Кроме того, в старых документах сведения зачастую записаны от руки чернилами или шариковой ручкой, и не всегда почерк кадровика или бухгалтера удаётся сразу разобрать. Да и физическое состояние бумаг подчас оставляет желать лучшего, поскольку старые документы не всегда хранились в должных условиях.
Между тем, чтобы документы, хранящиеся в архивах на постоянном хранении, оставались читабельными, в помещениях должны соблюдаться определённые температурные и световой режимы, а бумаги должны лежать в специальных блоках. К сожалению, пока не во всех архивах региона созданы такие условия, однако работа на этом направлении ведётся.

Языком цифр

В 2016 году в архивы Чукотки поступило более 9 тысяч запросов, для исполнения которых пришлось поднять более 45 тысяч документов. В 2017 году количество запросов увеличилось до 10,5 тысячи, для их обработки было просмотрено более 48 тысяч бумаг.
Кроме того, в архивы региона в 2016 году обратились 102 исследователя (студенты, учёные, журналисты), а в 2017 году – уже 135. Им архивисты выдали около 500 копий документов в 2016 году и около 600 копий в 2017 году.